Regulamin

 Regulamin świadczenia usług

oferowanych przez WizaSerwis Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie 

 

§1
POSTANOWIENIA WSTĘPNE

WizaSerwis Sp. z o. o., zwana dalej „WizaSerwis”, stawia sobie za cel zapewnienie wszystkim Klientom usług związanych z pośrednictwem wizowym, pośrednictwem w uzyskiwaniu apostille i legalizacji dokumentów oraz wykonywaniu tłumaczeń, pośrednictwem w rezerwacji hoteli i biletów lotniczych, wycieczek lokalnych oraz wszystkich usług zleconych przez Klienta, zwanych dalej „Usługami” - zgodnie z zasadami określonymi w niniejszym Regulaminie świadczenia usług oferowanych przez WizaSerwis Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie w serwisie internetowym zwanym dalej „Regulaminem”, a także w umowach, przy uwzględnieniu indywidualnych życzeń Klientów.


§2
ZAWARCIE UMOWY

1.    Umowa z Klientem w przedmiocie świadczenia usług, o których mowa w § 1 zostaje zawarta po spełnieniu następujących warunków:
a) Klient złoży poprawnie sporządzone zamówienie. Zamówienie może zostać złożone online poprzez wypełnienie i wysłanie Formularza Zamówieniowego zamieszczonego za pośrednictwem serwisów internetowych WizaSerwis, poprzez wysłanie do WizaSerwis e-maila lub telefonicznie. W przypadku zamówień złożonych online, Klient uzyskuje potwierdzenie statusu zamówienia poprzez e-mail lub telefonicznie,
b) WizaSerwis potwierdzi otrzymanie zamówienia oraz podejmie się realizacji zamówionych przez klienta usług,
c) Klient dokona wpłaty całości lub części kwoty zgodnie z postanowieniami § 5.
2.    Po otrzymaniu wpłaty równej 100% wartości zamówienia, WizaSerwis wystawi i prześle Klientowi dokument uprawniający go do wykorzystania zamówionych usług. (voucherów do ZEA, Rosji, czy innych krajów).
3.    Jeżeli Klient poda nieprawidłowe dane kontaktowe (adres e-mail) i w konsekwencji WizaSerwis nie będzie wstanie skontaktować się z Klientem, potwierdzenie, o którym mowa w ust 1 pkt b) uznaje się za doręczone, jeśli tylko zostało ono przez WizaSerwis wysłane na podany przez Klienta adres.


§3
PRZESYŁKI KURIERSKIE

1.    WizaSerwis oświadcza, iż posiada podpisane umowy na usługi kurierskie, które umożliwiają dostarczenie dokumentów niezbędnych do wykonania usług, na preferencyjnych warunkach cenowych.
2.    Ubezpieczenie przesyłek dostarczanych przez firmy kurierskie obejmuje wartość odtworzeniową dokumentów.
3.    Firmy kurierskie dysponują własnymi regulaminami i warunkami przewozowymi dostępnymi na stronach internetowych firm i w realizacji przesyłek regulaminy te mają znaczenie nadrzędne, niezależne od WizaSerwis.
4.    WizaSerwis dołoży wszelkich starań, aby na bazie zawartych umów realizacja przesyłek przebiegała bez problemów.


§4
WARUNKI KORZYSTANIA Z USŁUG

1.    Usługa jest świadczona na podstawie zlecenia Klienta. Złożenie zlecenia jest jednoznaczne z udzieleniem WizaSerwis pełnomocnictwa do posługiwania się przekazanymi dokumentami, w tym dokumentami publicznymi oraz wykonywania skanów lub kopii danych dokumentów, z zastrzeżeniem, że mogą być one wykorzystywane wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania zleconej usługi/usług. Klient przyjmuje do wiadomości, że kopia lub skan dokumentów publicznych w szczególności dowodu osobistego lub paszportu jest niezbędna do świadczenia przez WizaSerwis usług wymienionych w § 1.
2.    Usługi konsularne są świadczone w urzędach konsularnych i przedstawicielstwach dyplomatycznych, znajdujących się w Warszawie, Hadze, Londynie, Mińsku, Berlinie. Lista miast może ulec zmianie.
3.    Ponieważ usługi konsularne podlegają przepisom różnych państw, złożenie zlecenia powinno zostać poprzedzone rozmową z pracownikiem WizaSerwis, w celu określenia czynności WizaSerwis i Klienta, niezbędnych dla zrealizowania usługi konsularnej.
4.     W zleceniu przekazanym do WizaSerwis, Klient zobowiązany jest wymienić wszystkie dokumenty wydane WizaSerwis oraz podać adres korespondencyjny, adres e-mail i numer telefonu, pod którym WizaSerwis będzie się kontaktował z Klientem.
5.    WizaSerwis zastrzega sobie możliwość wstrzymania lub odmówienia realizacji zlecenia, gdyby otrzymane od Klienta dokumenty wzbudzały wątpliwości co do swojej autentyczności lub zgodności z właściwymi przepisami.  O wstrzymaniu działań z tej przyczyny WizaSerwis niezwłocznie poinformuje Klienta.
6.    WizaSerwis informuje, że przedstawicielstwa dyplomatyczne i urzędy konsularne mogą odmownie rozpatrzyć wniosek Klienta bez podania przyczyny, niezależnie od tego, czy WizaSerwis dochował należytej staranności przy wykonywaniu usługi konsularnej.
7.    Ponieważ wykonanie usługi konsularnej zależy od współdziałania innych osób, Klient przyjmuje do wiadomości, iż WizaSerwis nie gwarantuje pomyślnego rezultatu usługi konsularnej, ani też wykonania jej w ustalonym terminie. Zobowiązanie WizaSerwis wobec Klienta jest zobowiązaniem starannego działania, a nie rezultatu.
8.    WizaSerwis informuje, że dane osobowe przetwarzane i przechowywane są zgodnie Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE L 119/1) - tzw. RODO, w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom trzecim.


§5
WARUNKI PŁATNOŚCI

1.    Klient wybiera dogodną dla siebie formę płatności, jeśli tylko dana forma płatności jest dostępna dla zamówionej przez Klienta usługi:
a)    karta kredytowa. Dane karty kredytowej mogą zostać podane online,
b)    Przelew bankowy na rachunek WizaSerwis w złotych polskich, EURO lub dolarach amerykańskich
c)    Płatność gotówką w biurze WizaSerwis
d)    Płatność kartą za pośrednictwem terminala płatniczego w biurze WizaSerwis


§6
ODSTĄPIENIE OD UMOWY

1.    Klient ma prawo odstąpić od umowy i zrezygnować z usługi, składając oświadczenie pisemne. Dotyczyć to może tylko usług, które nie są w trakcie realizacji i jest możliwe odstąpienie od ich wykonywania.
2.    Odstąpienie od umowy nie może nastąpić po przesłaniu aplikacji wizowych przez WizaSerwis do odpowiednich urzędów rozpatrujących wnioski wizowe.
3.    W przypadku wycofania się przez Klienta z umowy, której przedmiot stanowiła jedynie rezerwacja noclegu w hotelu obowiązują warunki anulowania określone przez hotel.
4.    WizaSerwis zastrzega sobie prawo zmiany opisanych w niniejszym Regulaminie warunków lub rezygnacji z poszczególnych usług. Warunki anulacji opublikowane będą pod adresem serwisu internetowego i stanowić będą integralną część prezentacji oferty usług. Alternatywnie Klient zostanie o nich poinformowany w formie pisemnej. W przypadku, gdy warunki anulacji danej imprezy różnią się od warunków ogólnych opisanych w tym Regulaminie, w pierwszej kolejności stosuje się warunki danej imprezy.
5.    Warunki anulowania zamówienia opisane w ust. 2 i 3 stosuje się w przypadku, gdy Klient lub uczestnik zgłoszony w formularzu zamówienia rezygnuje z usług z przyczyn nie leżących po stronie WizaSerwis, takich jak: choroba, odmowa wydania lub zatrzymania paszportu, brak dokumentów upoważniających do przekroczenia granicy, inny wypadek losowy mający wpływ na decyzję służb granicznych o niemożności przekroczenia granicy, itp.
6.    Od zwracanych Klientowi kwot nie przysługują odsetki.


§7
ODPOWIEDZIALNOŚĆ ORGANIZATORA

1.    WizaSerwis odpowiada za prawidłowy, zgodny z programem przebieg usług z ustaloną jakością i standardem świadczeń.
2.    WizaSerwis ponosi odpowiedzialność ograniczoną za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usługi, jeżeli takie ograniczenie odpowiedzialności wynika z przepisów prawnych obowiązujących w Polsce albo z umów międzynarodowych.
3.    WizaSerwis nie ponosi odpowiedzialności za wady usług wynikłe z przyczyn niezależnych, w szczególności za warunki atmosferyczne, decyzje państwowe, działania innych okoliczności siły wyższej lub z przyczyn leżących po stronie Uczestnika.
4.    Dla potrzeb niniejszej definicji "Siła Wyższa" oznacza wydarzenie poza kontrolą WizaSerwis, występujące po zawarciu umowy z Klientem, przeszkadzające racjonalnemu wykonaniu przez WizaSerwis jej obowiązków i nieprzewidywalne. Takie wydarzenia mogą obejmować w szczególności wojny, rewolucje, pożary, powodzie, epidemie, embarga przewozowe, ogłoszone strajki generalne w odnośnych gałęziach przemysłu, oraz oficjalne decyzje organów władzy i administracji państwowej.


§8
UBEZPIECZENIE

1.    WizaSerwis rekomenduje posiadanie ubezpieczenia od nieszczęśliwych wypadków i kosztów leczenia. WizaSerwis udostępnia taką możliwość za pomocą pracowników WizaSerwis i na stronach internetowych WizaSerwis.



§9
REKLAMACJE

1.    Wstępne skargi i zażalenia dotyczące świadczonych usług należy wstępnie zgłaszać telefonicznie w terminie 24 godzin od zaistnienia sytuacji będącej źródłem reklamacji, pod rygorem możliwości ich odrzucenia bez rozpatrywania.
2.    WizaSerwis dołoży wszelkich starań, aby usunąć przyczyny zasadnych reklamacji, w tym w miarę możliwości oferując świadczenia zastępcze.
3.    Właściwa reklamacja musi być zgłoszona w formie pisemnej - faxem lub za pomocą innych środków teleinformatycznych nie później niż w ciągu 7 dni od daty złożenia wstępnej reklamacji. Niezbędnym warunkiem rozpatrywania reklamacji jest wstępne zgłoszenie telefoniczne, uzyskanie Identyfikatora Reklamacji, o którym mowa w ust. 1 i umieszczenie go na pisemnym zgłoszeniu.
4.    Wszelkie reklamacje należy składać w języku polskim.
5.    WizaSerwis zobowiązuje się do rozpatrzenia reklamacji niezwłocznie i udzielenia Uczestnikowi pisemnej odpowiedzi najpóźniej w ciągu 30 dni.


§10
DANE OSOBOWE UCZESTNIKA

1.    Po zapoznaniu się z poniższymi klauzulami informacyjnymi Klient wyraża – przy składaniu zamówienia lub zawieraniu Umowy, o których mowa w    §2 – zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez WizaSerwis Sp. z o. o. w celu i zakresie koniecznym do realizacji Usługi i/lub Usług, opisanych w § 1.
2.    Administratorem danych osobowych Klienta jest firma WizaSerwis Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie; 03-982 Warszawa, ul. Stanisława Rogalskiego 1C, (KRS: 0000772427, NIP: 1132993659, Regon: 382602177,), zwana dalej Administratorem; Administrator prowadzi operacje przetwarzania danych osobowych Klienta.
3.    Podanie danych osobowych przez Klienta jest świadome i dobrowolne.
4.    Administrator wyznaczył Inspektora Danych Osobowych, z którym można skontaktować się korespondencyjnie pod adresem: Inspektor Danych Osobowych, WizaSerwis Sp. z o. o., ul. Sienna 39, 00-121 Warszawa i/lub pod adresem e-mail: ido@WizaSerwis.pl.
5.    Podstawą przetwarzania danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. a i b RODO, tj. (a) osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów i/lub (b) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zleceniem wykonania Usługi i/lub zawarciem umowy.
6.    Podanie danych przez Klienta jest dobrowolne, lecz niezbędne do realizacji usługi i/lub zawarcia umowy. W przypadku niepodania danych, niemożliwe jest zawarcie umowy i realizacja usług.
7.    Dane osobowe Klienta przetwarzane są wyłącznie w celach niezbędnych do realizacji zleconej usługi lub zawartej umowy. Dane osobowe mogą być przekazane podwykonawcom, czyli podmiotom, z których korzysta WizaSerwis przy ich przetwarzaniu (np. biuro podawcze przyjmujące wnioski, kurier, itp.) i/lub mogą być przekazane do odbiorców w państwach trzecich, tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), lecz tylko i wyłącznie w zakresie wymaganym do realizacji usługi świadczonej dla osoby, której dane osobowe dotyczą.
8.    Zakres przetwarzania danych uzależniony jest od rodzaju zleconej przez Klienta Usługi i ograniczony wyłącznie do wymaganego minimum, aby poprawnie zrealizować daną Usługę. Zmienny zakres wymaganych danych wynika z faktu, iż wnioski uzyskania apostille, wnioski legalizacji dokumentów, zlecenia wykonywania tłumaczeń, rezerwacji hoteli i biletów lotniczych oraz wycieczek lokalnych, a w szczególności wnioski wizowe - w zależności od kraju i obowiązującej aktualnie procedury wizowej - różnią się zakresem bezwzględnie wymaganych danych i mogą obejmować dane:
a)     Imię i nazwisko
b)     Adres e-mail i numer telefonu
c)     Adres zamieszkania i/lub adres zameldowania i/lub adres korespondencyjny

d)     Płeć, obywatelstwo, narodowość
e)     Numer PESEL
f)     Numer i seria dowodu osobistego
g)     Numer paszportu
h)     Data i miejsce urodzenia
i)     Wizerunek
j)    Linie papilarne
k)    Wzory podpisów
l)    Miejsc i stanowisk pracy
m)    Informacje dotyczące członków rodziny
n)    Dane osobowe zawierające informacje:
I.    o cechach nabytych (wykształcenie, znajomość języków, posiadane uprawnienia, stan cywilny)
II.    o sytuacji majątkowej, operacjach finansowych
III.    o cechach osobowościowych, w tym o religii
IV.    o najróżniejszych przejawach działalności (np. plany podróży, odwiedzone kraje, posiadane wizy)
o)     Nazwa firmy i jej dane rejestrowe (np. numer NIP, REGON, KRS)
p)     Numer konta bankowego
q)     Numer wniosku
r)     Oznaczenia dokumentów urzędowych i firmowych (np. numer dyplomu, sygnatura sprawy)
    oraz wszelkie inne dane wymagane przez konsulaty w celu wydania wiz, legalizacji dokumentów i/lub wykonania usługi tłumaczeń, o których klient zostanie każdorazowo poinformowany.
9. WizaSerwis oświadcza, że do świadczenia usług wymienionych w § 1 może być niezbędne wykonanie skanu lub kopii dokumentów publicznych przekazanych przez Klienta, w szczególności dowodu osobistego lub paszportu. Skany lub kopie dokumentów publicznych przekazanych przez Klienta nie są przechowywane ani archiwizowane przez WizaSerwis po zakończeniu wykonywania zlecenia, zaś w trakcie wykonywania zlecenia są zabezpieczone przed nieuprawnionym dostępem osób trzecich.
10. Klient wyraża zgodę na wykonanie przez WizaSerwis skanu lub kopii dokumentów w tym dokumentów publicznych przekazanych przez Klienta w zakresie niezbędnym do wykonania usług wymienionych w § 1 oraz korzystania z danych skanów lub kopii wyłącznie celem wykonania usług wymienionych w § 1, w szczególności celem złożenia w odpowiednich urzędach lub organach władzy państwowej.
11.    W zakresie danych osobowych klient posiada prawo do:
a)    żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
b)    wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania,
c)    przenoszenia danych,
d)    wniesienia skargi do organu nadzorczego,
e)    cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych.
12.    Dane osobowe Klienta są przetwarzane i przechowywane od momentu ich uzyskania przez Administratora Danych Osobowych (wyrażenie zgody i/lub zlecenie realizacji usługi i/lub zawarcie umowy) w celu i zakresie koniecznym do świadczenia usług przez okres konieczny do świadczenia Usług lub do czasu, aż zostanie zgłoszony sprzeciw względem ich przetwarzania oraz przechowywania; zgoda zostanie cofnięta lub Administrator uzna, że dane się zdezaktualizowały.
13.    Szczegóły i wskazówki, jak wykonywać swoje prawa dostępne są na stronie internetowej, pod adresem: www.wizaserwis.pl/rodo oraz www.wizaserwis.pl/regulamin.


§11
POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1.    Stosunki prawne związane ze świadczeniem usług przez WizaSerwis podlegają prawu polskiemu.
2.    W przypadku, gdyby którekolwiek z postanowień niniejszego Regulaminu okazało się nieważne lub bezskuteczne, nie wpływa to na ważność lub skuteczność pozostałych postanowień.
3.    Wszelkie spory związane z wykonywaniem usług przez WizaSerwis rozstrzygane będą przez sąd powszechny właściwy dla siedziby WizaSerwis.